The GTD mentality

Dando seqüência ao post anterior sobre produtividade, segue abaixo um vídeo do criador do sistema GTD (Getting Things Done) também ministrado na Google:

 

 

Para facilitar, e como o vídeo tem +/- 45 minutos de duração, fiz um resuminho dos pontos que achei mais interessantes:

-      É necessário adquirir a habilidade de lidar com o inesperado sempre tendo a mente limpa;

-     Cultivar a condição de “Mind like water”, que significa adequar corretamente a sua atitude com a situação que se apresenta. O exemplo que David Allen dá é quando se joga uma pedra na água a água responde com movimento de acordo com o tamanho da pedra (problema) jogado, não mais nem menos;

-      Cultivar a habilidade para concentrar-se. Deve-se eliminar as distrações que são emanadas de tarefas mal organizadas organizando-as em um sistema;

-      O seu cérebro não é bom para lembrar, relembrar e avisar de coisas que você precisa fazer. Ele precisa de um sistema que não dependa somente dele;

-      O seu cérebro precisa confiar neste sistema no qual ele sabe que vai ter tudo aquilo que precisa para concluir as tarefas que você definiu como necessárias;

-      Você precisa dar atenção àquilo que sua mente está tentando dar atenção, caso contrário aquilo que está te tirando a concentração vai ter mais atenção do que merece;

-      É necessário capturar, clarificar e organizar as tarefas a fazer em todos os aspectos da sua vida. Não podemos diferenciar o trabalho das outras áreas da sua vida. A única diferença vem da pergunta: O que deve ser feito agora?;

-      Manter sempre a sua perspectiva e controle das tarefas;

-      Definição dos tipos de atitudes (perspectiva X controle):

Reactor: Só reage àquilo que jogam em cima dele. Apagador de incêndios. Não tem controle nem perspectiva.

Crazy Maker: Tem milhões de idéias e perspectiva, mas sem controle algum. Muito volátil.

Micro Manager: Controla demais pequenos detalhes que não fazem  diferença dentro da perspectiva, só geram stress.

Master & Commander: Controle e perspectiva em sintonia.

 

Passos para cultivação do sistema GTD:

 

- Coletar: Nada deve permanecer na mesa, na cabeça ou no seu caminho;

- Processar: Depois de coletar as informações deve-se processá-las de forma a serem passíveis de organização;

- Organizar: Categorizar e limpar as tarefas de sua mente para dentro do seu sistema. Definir todos pontos e ações futuras;

- Revisar: Revisar todo o sistema para ver se faz sentido, se é simples e se é eficaz. Isso deve ser feito continuamente durante toda a utilização do sistema;

- Fazer: Finalemente, dar vazão as ações que deverão ser realizadas conforme foi estipulado nos passos anteriores;

David Allen ainda fala sobre o horizonte de perspectivas, que tratarei em posts futuros.  

O livro dele pode ser encontrado aqui. 

Texter

Um programa que eu tenho usado muito no escritório é o Texter, que serve basicamente para substituir siglas por frases completas usando atalhos de teclado.

Uma vez baixado o texter você pode começar a incluir frases que você usa habitualmente sem ter que digitá-las novamente. Um exemplo no meu caso, eu sempre escrevo “Código de Processo Civil” ou “Código Civil”, ou ainda “Sem mais para o momento. Estamos a sua disposição para sanar quaisquer dúvidas.” Para nâo perder mais tempo digitando tudo isso bastou atribuir as siglas “cpc”, “cc” e “sem” dar um “tab” e pronto, a frase sai completa em qualquer aplicativo do windows que aceite texto.

O aplicativo não gasta quase nada de memória para rodar e vai economizar muito tempo de digitação. Ele até fornece uma estatística para aqueles que são alucinados por informação:

Neste caso acabei economizando quase 4 horas de trabalho que eu gastaria tendo que digitar todas aquelas frases a cada vez que fosse usá-las. 

Bom, 4 horas pode não justificativa o suficiente para você, mas para mim significa:

- Dois filmes;

- Duas partidas de futebol;

- Vários exercícios no wii fit;

- Tempo de qualidade com a família;

Mas se você é o cara que não gosta de cinema, esportes, exercícios ou mesmo de sua família, o que é bem comum diga-se de passagem, então o texter pode te dar mais tempo pra ficar pensando na sua miserável e solitária vida.

Agradecimentos ao pessoal do Lifehacker que deu à luz a este pequeno e notável programa.

Getting Things Done – Produtividade Pessoal

Um dos gurus da produtividade pessoal no mundo web, Merlin Mann, deu uma palestra sobre “Time and Attention” para a Google em março de 2008, na qual ele fala sobre produtividade pessoal e trabalho em equipe. Se você é uma pessoa que acha que não tem tempo para ver esta palestrinha talvez ela seja ainda mais indicada para você!:

 

Para quem quer saber mais sobre produtivade pessoal o livro Getting Things Done dê um pulo no site do criador da metodologia: David Allen.

Clike aqui também para ver o site do Merlin Mann sobre produtividade.