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The GTD mentality

Posted by Diego Beyer em novembro 26, 2008

Dando seqüência ao post anterior sobre produtividade, segue abaixo um vídeo do criador do sistema GTD (Getting Things Done) também ministrado na Google:

 

 

Para facilitar, e como o vídeo tem +/- 45 minutos de duração, fiz um resuminho dos pontos que achei mais interessantes:

      É necessário adquirir a habilidade de lidar com o inesperado sempre tendo a mente limpa;

     Cultivar a condição de “Mind like water”, que significa adequar corretamente a sua atitude com a situação que se apresenta. O exemplo que David Allen dá é quando se joga uma pedra na água a água responde com movimento de acordo com o tamanho da pedra (problema) jogado, não mais nem menos;

      Cultivar a habilidade para concentrar-se. Deve-se eliminar as distrações que são emanadas de tarefas mal organizadas organizando-as em um sistema;

      O seu cérebro não é bom para lembrar, relembrar e avisar de coisas que você precisa fazer. Ele precisa de um sistema que não dependa somente dele;

      O seu cérebro precisa confiar neste sistema no qual ele sabe que vai ter tudo aquilo que precisa para concluir as tarefas que você definiu como necessárias;

      Você precisa dar atenção àquilo que sua mente está tentando dar atenção, caso contrário aquilo que está te tirando a concentração vai ter mais atenção do que merece;

      É necessário capturar, clarificar e organizar as tarefas a fazer em todos os aspectos da sua vida. Não podemos diferenciar o trabalho das outras áreas da sua vida. A única diferença vem da pergunta: O que deve ser feito agora?;

      Manter sempre a sua perspectiva e controle das tarefas;

      Definição dos tipos de atitudes (perspectiva X controle):

Reactor: Só reage àquilo que jogam em cima dele. Apagador de incêndios. Não tem controle nem perspectiva.

Crazy Maker: Tem milhões de idéias e perspectiva, mas sem controle algum. Muito volátil.

Micro Manager: Controla demais pequenos detalhes que não fazem  diferença dentro da perspectiva, só geram stress.

Master & Commander: Controle e perspectiva em sintonia.

 

Passos para cultivação do sistema GTD:

 

Coletar: Nada deve permanecer na mesa, na cabeça ou no seu caminho;

Processar: Depois de coletar as informações deve-se processá-las de forma a serem passíveis de organização;

Organizar: Categorizar e limpar as tarefas de sua mente para dentro do seu sistema. Definir todos pontos e ações futuras;

Revisar: Revisar todo o sistema para ver se faz sentido, se é simples e se é eficaz. Isso deve ser feito continuamente durante toda a utilização do sistema;

Fazer: Finalemente, dar vazão as ações que deverão ser realizadas conforme foi estipulado nos passos anteriores;

David Allen ainda fala sobre o horizonte de perspectivas, que tratarei em posts futuros.  

O livro dele pode ser encontrado aqui


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Texter

Posted by Diego Beyer em novembro 26, 2008

Um programa que eu tenho usado muito no escritório é o Texter, que serve basicamente para substituir siglas por frases completas usando atalhos de teclado.

Uma vez baixado o texter você pode começar a incluir frases que você usa habitualmente sem ter que digitá-las novamente. Um exemplo no meu caso, eu sempre escrevo “Código de Processo Civil” ou “Código Civil”, ou ainda “Sem mais para o momento. Estamos a sua disposição para sanar quaisquer dúvidas.” Para nâo perder mais tempo digitando tudo isso bastou atribuir as siglas “cpc”, “cc” e “sem” dar um “tab” e pronto, a frase sai completa em qualquer aplicativo do windows que aceite texto.

texter1

O aplicativo não gasta quase nada de memória para rodar e vai economizar muito tempo de digitação. Ele até fornece uma estatística para aqueles que são alucinados por informação:

texter-stats

Neste caso acabei economizando quase 4 horas de trabalho que eu gastaria tendo que digitar todas aquelas frases a cada vez que fosse usá-las. 

Bom, 4 horas pode não justificativa o suficiente para você, mas para mim significa:

– Dois filmes;

– Duas partidas de futebol;

– Vários exercícios no wii fit;

– Tempo de qualidade com a família;

Mas se você é o cara que não gosta de cinema, esportes, exercícios ou mesmo de sua família, o que é bem comum diga-se de passagem, então o texter pode te dar mais tempo pra ficar pensando na sua miserável e solitária vida.

Agradecimentos ao pessoal do Lifehacker que deu à luz a este pequeno e notável programa.

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Getting Things Done – Produtividade Pessoal

Posted by Diego Beyer em novembro 26, 2008

Um dos gurus da produtividade pessoal no mundo web, Merlin Mann, deu uma palestra sobre “Time and Attention” para a Google em março de 2008, na qual ele fala sobre produtividade pessoal e trabalho em equipe. Se você é uma pessoa que acha que não tem tempo para ver esta palestrinha talvez ela seja ainda mais indicada para você!:

 

Para quem quer saber mais sobre produtivade pessoal o livro Getting Things Done dê um pulo no site do criador da metodologia: David Allen.

Clike aqui também para ver o site do Merlin Mann sobre produtividade.

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